Når en liten prosess vokser seg stor

For omtrent et halvt år siden fikk Kybri (jeg) i oppgave å fasilitere en workshop (liten prosess) for et styre i en bedrift. De ønsket en nøytral fasilitator, de ønsket hjelp til å designe workshopen, de ønsket å tenke stort og på samme tid strategisk – og jeg fikk jobben med å tenke det hele ut. De hadde kort tid til rådighet – jeg fikk rundt tre timer å boltre meg på. Dette er en del av moroa og utfordringen i dette arbeidet – å få mennesker til å tenke stort og lurt – under tidspress. Et halvt år tidligere hadde jeg deltatt på kurset Transformative Scenario Planning i regi av Reos Partners / Facilitator, og jeg tenkte at dette var en  strålende mulighet til å få prøvd ut noe av det jeg hadde lært i praksis.

Så – jeg satte sammen litt ulike øvelser, inspirert av kurset jeg hadde vært på og av annen prosesslitteratur (bl.a. «SIC Social Innovation Handbook» og Liberating Structures), planla og fasiliterte prosessen. Rammen var fem deltagere, en fasilitator, et relativt lite rom og en tre og en halv time lang prosess.

Siden den gang har jeg gjennomført den samme prosessen i mange ulike sammenhenger (bl.a. for/i samarbeid med Sykehusklovnene, Asker kommune / Fremtidens kommuner, SoCentral, Pådriv, Norsk Landbrukssamvirke og BbHugme). SoCentral har vært helt vesentlige samarbeidspartnere når det gjelder å prøve, feile og videreutvikle. For ja, den tilpasses og forandres fra gang til gang – etter hvor mange deltagere det er og hva som er ønsket resultat/utbytte, samtidig som det er en tydelig kjerne som er lik fra gang til gang.

Så – hva er det som kjennetegner prosessen, og hvorfor ser det ut til at den treffer bedre enn mange andre prosesser jeg har laget? Jeg har noen tanker om hva det kan være, men er fortsatt ganske fascinert av at den ser ut til å treffe – uten helt å skjønne hvorfor.

Prosessen i korte trekk

Utgangspunktet er en problemstilling – noen ønsker hjelp til å komme videre med en reell problemstilling, og de inviterer med seg flere til å tenke høyt rundt denne – tenke stort og visjonært. Problemstillingen kan være knyttet til et pågående prosjekt, en strategiprosess eller noe helt annet – men det må være et reelt problem (eller en mulighet), og problemeier må være åpen for innspill og ha et ønske om å ta innspillene med videre – i etterkant av prosessen.

Deltagere/aktører med ulik fagbakgrunn og kompetanse inviteres med i en gruppe – og de må være tilstede i minimum tre timer (prosessen i seg selv tar tre timer, men det er en fordel om man møtes noe i forkant/etterkant for å kunne dele forventninger og utfall). Det kreves ikke forkunnskaper eller forberedelse fra deltagerne, noe som innebærer at problemstillingen må være på et fornuftig og realistisk nivå.

En av gruppedeltagerne er bordvert, og får derfor tilgang til prosessmaterialet i forkant, og på denne måten et slags forsprang på de andre deltagerne (og dermed bedre forutsetning for å kunne bistå som prosessdriver underveis). Utover dette er også problemeieren en del av gruppen – noe som er viktig for å avstemme / avklare om det blir behov for det underveis.

Under selve prosessen har alle deltagerne en prosesshåndbok, der alle øvelsene som skal gjøres er beskrevet og følger etter hverandre. Ideen til dette fikk jeg da jeg for en stund siden underviste på Innovasjonsskolen på Lillehammer i Veier til samarbeid (utarbeidet i samarbeid mellom bl.a. SoCentral, Marte Sootholtet, Kommunal- og moderniseringsdepartementet og Ferd sosiale entreprenører). Prosessmaterialet fungerte her veldig godt som en driver i seg selv, og det var mindre behov for å fasilitere enn det vanligvis er – noe som gjorde at man hadde større overskudd og mulighet til å hjelpe til med faktisk innhold. Veldig interessant å se.

Tilbake til prosessen. Det deltagerne faktisk gjør i løpet av de tre timene, er ca dette:

• Problemeier og deltagere finner en felles forståelse av problemstillingen (gjennom bl.a. å besvare flokete spørsmål)
• Walk and talk (visjonær samtale – tenk stort og del!)
• Deltagerne lager ulike scenarier og ser for seg veien fram dit (hvordan ser det ut om du tar et hopp inn i fremtiden, og hva må gjøres for å komme dit?)
• Det lages til slutt aksjonspunkter – helt konkrete handlinger som skal gjøres (både på kort og på lang sikt)

Og – hva er det jeg som fasilitator gjør? Foruten å lage og tilpasse prosessen fra gang til gang sammen med dem som ønsker å bruke den, bistår jeg med å finne relevante problemstillinger, og forberede bordverter og problemeiere. Underveis i selve prosessen forsøker jeg å bistå gruppene på best mulig måte. Det er alltid noe som må sløyfes eller endres på, ingen gruppe oppfører seg likt.

Helt til slutt – hva er det som kommer ut av prosessen? Hva får bestiller, deltagerne og problemeiere ut av det hele? Og, hvorfor ser det ut til at den treffer bedre enn mange andre prosesser jeg har laget? Dette skal jeg overlate til andre å vurdere, men det rare og veldig morsomme er at jeg stadig får nye henvendelser om å gjøre akkurat denne prosessen.

I neste uke skal jeg gjennomføre prosessen for 107 deltagere. 11 grupper skal jobbe parallelt med hver sin problemstilling. Seinere i september skal prosessen for første gang gjennomføres samtidig på to ulike steder, for to ulike oppdragsgivere. Noe sier meg at det nærmer seg tidspunktet for å finne et navn til prosessen, så den kan få en mulighet til å leve videre, både med og uten Kybri på laget… Forslag mottas med takk.

—————–

Status november 2019: Prosessen har nå fått navnet Sjumilssteget – spre gjerne ordet om du bruker prosessen i eget arbeid!