Møtet som tidstyv

Jeg hadde tirsdag 2. februar 2017 et kort innlegg på trykk i Aftenposten om møter, som svar på dette debattinnlegget. Teksten, slik den opprinnelig var skrevet (før forkorting) kan leses under:

Takk for debattinnlegg om møter som tidstyv, Aftenposten 27. januar. Ledere og medarbeidere vil kjenne seg igjen i at det arrangeres for mange møter. Jeg er imidlertid redd for at medisinen som forskrives av lederutvikler Annar Aasheim ikke innebærer en løsning på problemet, men vil kunne føre til mer av det samme.

Aasheim skriver at for å oppnå et bedre sluttresultat av møtet, er det nødvendig at vi har en klar oppfatning av hva som er ønskelig å oppnå. Imidlertid er det allerede mye fokus på hva, det er ikke der skoen trykker. Det er snarere et behov for fokus på hvordan man skal gjennomføre møter, hvordan oppnå målet/sluttresultatet. Videre bør det tas hensyn til hvem som deltar i møtene, og hvilken kompetanse de har.

Er det sikkert at det er lederen som er best egnet til å lede møtet, eller kan det være andre som har bedre tid og evne til å forberede, designe og lede, eller fasilitere? Et fasilitert møte er godt planlagt, har klar regi og blir ledet av en trygg fasilitator som lytter, stiller spørsmål og sørger for god framdrift. Dette vil engasjere, involvere, motivere, og ikke minst gi resultater deltakerne føler et eierskap til. En fasilitator bør være nøytral, og ha verktøy og handlingsrom til å kunne skape en balanse mellom hva, hvordan og hvem. Innhold, prosess og relasjon.

Den som har ansvar for et møte, bør altså både ha et klart definert mål, og samtidig vite hvordan man kan legge til rette for å oppnå dette. Da vil man se om et klassisk møte er riktig middel for å nå målet. Er det ren informasjon som skal gis, og det uansett er lite rom for at møtedeltagerne faktisk deltar, kan det være tilstrekkelig med en e-post eller annet. Ønsker man derimot ”fargerike, sprudlende og engasjerte” deltagere, kan det være nødvendig å ta grep. Å skrive at møtedeltagerne selv har ansvar for å være engasjerte og involverte, mener jeg er en forenkling av problematikken.

Det er sjelden man angrer på å legge mer tid inn i forberedelse, design og regi, om man har et bestemt mål man ønsker å oppnå. Jeg er redd at det å ta i bruk virkemidler som tidtaker, referent og holde jevnlige oppsummeringer vil ha liten effekt i seg selv, dersom det ikke settes inn i en ramme der det gir mening å gjøre nettopp dette. Ansvaret for å planlegge, gjennomføre og følge opp gode møter må tas i fellesskap. Da vil det gi mening for både ledere og medarbeidere. Og, ønsker man engasjerte og involverte møtedeltagere, må det legges til rette for nettopp dette.